Automatización de la conciliación de transacciones de TPV y comercio online

El control y conciliación de las ventas es un proceso que, si no está automatizado, puede acarrear importantes ineficiencias en el área financiera, tanto a nivel de la gestión de incidencias como por la cantidad de tiempo y recursos empleados en la conciliación de las liquidaciones de los TPV físicos, virtuales u otras plataformas de pago con las ventas registradas en el sistema contable o ERP. Así como su posterior compensación o contabilización.

Hay que tener en cuenta que es un proceso donde intervienen, en la mayoría de los casos, un elevado número de registros, ya que implica identificar cada una de las transacciones que se realizan diariamente a través de estos medios de pago con los registros contables referentes a dichas vetas.

Por otra parte, en función de los medios de pago aceptados por la empresa, nos podemos encontrar liquidaciones con distintas estructuras de información y formatos de ficheros generados por las entidades emisoras de las tarjetas (Visa, MasterCard, Amex, …) o por plataformas de pago como Paypal.

La información que contienen estas liquidaciones es imprescindible para poder resolver incidencias,conciliar y contabilizar las operaciones de venta. Es el caso de campos de información como el número de tarjeta con la que se realiza la operación o el identificador de referencia que se obtiene de la plataforma de comercio virtual que emplea la empresa, además de los importes y fecha de la transacción, entre otros.

Generalmente las tareas que se suelen llevar a cabo en los departamentos financieros son:

1.- Acceso a las Web de los medios de pago para descargar los ficheros en distintos soportes o formatos (.txt .xls .csv …) correspondientes a las liquidaciones diarias.

2.- Convertir manualmente esos ficheros a formatos en Excel que sean legibles.

3.- Identificación manual en el sistema contable de la factura pendiente para su contabilización. Esto implica verificar también número de tarjeta (TPV físico) o número de identificador de referencia generado en la plataforma de comercio virtual.

4.- Gestionar incidencias de las partidas no identificadas. Por ejemplo, errores por duplicidades al realizar el pago por parte del cliente, anulación de operaciones que no tiene contrapartida de facturas, duplicidad en la factura de venta, cambios y modificaciones, etc.

Automatizar eficientemente estas tareas en empresas con un volumen importante de transacciones realizadas a través del comercio online o con terminales TPV es fundamental.

Algunos de los puntos clave para alcanzar con éxito este objetivo son los siguientes:

1.- Identificar la casuística que tiene la empresa. Procedimientos de ventas y cobros por terminales físicos o virtuales, tipos de incidencias y excepciones, etc.

2.- Objetivos a obtener con el proceso de conciliación. Tanto a nivel de porcentaje de automatización como la posterior exportación de los movimientos conciliados para la compensación o contabilización.

3.- Definir el modelo de datos que incluya toda la información necesaria. Trabajaremos sobre dos orígenes de información:

* La información contable que obtendremos de los registros de facturas de ventas pendientes.

* La información de los ficheros de liquidaciones obtenida de las entidades emisoras de las tarjetas.

4.- Cuando existan ficheros con distintas estructuras, será necesario realizar una conversión para homogeneizar estructuras y unificar campos de información para obtener un modelo de datos único.

5.- Automatizar los procesos de conversión, integración y conciliación automática. Lo que implica crear reglas teniendo en cuenta varios campos de comparación simultáneos como son el Importe, Fecha transacción, Número de Tarjeta o el identificador referencia de venta online.

Esto es importante para que se concilien correctamente las operaciones en automático incluso cuando tenemos transacciones con importes que se repiten.

También es importante disponer de reglas de auto conciliación o conciliación por diferencias para automatizar las anulaciones o pequeñas diferencias entre los importes de las tarjetas y el de la factura.

6.- Finalmente exportar los movimientos conciliados para automatizar la contabilización de los asientos de ventas o la comisión que aplican los medios de pago a cada transacción. Informando además de campos adicionales que obtenemos de los ficheros de las entidades procesadoras como por ejemplo el “número de remesa” que posteriormente podremos cotejar con el ingreso en el extracto bancario ( importe agrupado por el conjunto de transacciones correspondientes a ese cierre de remesa )

Juan Luis Blat

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